Thiago Chati

Microsoft Office 365

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Olá pessoal!

Se relembrarmos a história do MS-Office, a primeira versão do pacote de aplicativos foi lançada em 1990 contendo o Word, o Excel e o PowerPoint. De lá pra cá a evolução foi gigantesca e gradual, e diversos produtos e recursos foram adicionados buscando renovação, produtividade, flexibilidade e acessibilidade.

O Office 365 foi lançado em 2013 trazendo uma plataforma de aplicativos baseada na nuvem, incluindo também serviços habilitados pela internet como o armazenamento online através do OneDrive (isso não exclui o armazenamento local), minutos para conferências do Skype, e-mail do Exchange Online, entre outros, disponíveis para acesso dependendo dos variados planos de assinatura existentes. Apesar de simples e já com um bom tempo de mercado, o Office 365 ainda causa algumas dúvidas quanto sua utilização. Nesse post mostraremos alguns aspectos dessa poderosa ferramenta de produtividade.

Planos de assinatura do Office 365

Os planos de assinatura podem ser mensais ou anuais, dependendo de suas necessidades técnicas e custos:

Nota: A Microsoft conta também com uma oferta global que oferece acesso ao Office 365 para instituições sem fins lucrativos. Mais informações podem ser consultadas aqui.
Algumas características interessantes do Office 365
  • Instalação inteligente;
  • On-demand;
  • Alta disponibilidade;
  • Acesso seguro e monitoramento;
  • Atualizações regulares fornecidas a todos os clientes;
  • Notificações enviadas para grandes atualizações;
  • Os usuários podem editar seus trabalhos em qualquer navegador;
  • Aplicativos sempre com as versões mais recentes e compartilhando arquivos no PC/Mac ou dispositivos iOS, Android e Windows Phone;
  • Compartilhamento de aplicativos, Webconferência e conferência discada;
  • Preenchimento relâmpago no Excel, facilita dividir os textos de uma coluna em diversas colunas;
  • Loja de aplicativos dentro do Office;
  • Auto ajuste de texto em real time no Word quando uma imagem é reposicionada;
  • Inserção de imagens de serviços cadastradas, imagens públicas ou com direito de uso;
  • Modo de apresentação no Power Point com anotações e próximos slides para telas divididas;
  • Feeds incorporados no Yammer;
  • Integração do Outlook com Facebook e LinkedIn.

Para usuários domésticos, ter acesso à internet é necessário para instalar e ativar todas as versões mais recentes dos pacotes do Office 365, gerenciar a conta de assinatura, alterar opções de cobrança (uma conta Microsoft é necessária) e acessar documentos armazenados no OneDrive (a menos que o aplicativo de área de trabalho OneDrive seja instalado). Uma vez instalado e ativado, o Office 365 pode ser usado offline. Porém uma conexão com o serviço online é necessária para manter o acesso completo as funcionalidades. Caso passem 39 dias sem conexão, os aplicativos entram no modo de funcionalidade reduzida.

Já para usuários corporativos, além da instalação e ativação das versões do Office 365 e gerenciamento da conta da assinatura, o acesso à internet é necessário para acessar os serviços de produtividade na nuvem, incluindo emails, conferência, gerenciamento de TI e outros serviços. Alguns planos do Office 365, como por exemplo o Office 365 Business Premium e o Office 365 Enterprise E3, permitem adicionar a versão para área de trabalho, onde podemos trabalhar off-line e fazer a sincronização dos documentos desde de que conectado à internet. Esta versão do produto também é atualizada quando conectada.

Diferença entre o Office 365 Education e o Office 365 University

Image_GetOfficeFree_Teachers_430x159O Office 365 Education é uma assinatura em que a Microsoft disponibiliza de forma gratuita o Office para estudantes matriculados em instituições acadêmicas que o tenham adquirido para seus docentes e funcionários (ver detalhes aqui). Esse plano permite que esses estudantes instalem o Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher e Access em até cinco PCs ou Macs e aplicativos Office em outros dispositivos móveis, incluindo tablets Android, iPad® e Windows. O plano inclui também 1 TB de armazenamento pessoal no OneDrive, gerenciado pela instituição, e os alunos podem criar, editar e colaborar com conteúdos usando recursos como o Office Online, Yammer e SharePoint.

Já o Office 365 University é uma opção de assinatura ao estudante matriculado quando a instituição acadêmica não oferece o benefício do Office 365 Education. Nesse caso, uma assinatura de quatro anos, a preços acessíveis, pode ser adquirida para ajudar os estudantes qualificados a executar suas tarefas onde quer que estejam e em todos os seus dispositivos (disponível aqui). Além das últimas versões dos produtos tradicionais, o plano também oferece 1TB de armazenamento no OneDrive, nos mesmos moldes do Office 635 Education. Depois de adquirir o Office 365 University, é preciso entrar no site para confirmar a qualificação e ativar o Office. Os Termos de Licença para Software Microsoft das Assinaturas de Consumidor do Office-Suplemento do Contrato do Microsoft Online Services deverão ser aceitos antes de ativar o produto.

Migração corporativa para o Office 365

A primeira decisão que uma empresa deve tomar em relação a transição para o Office 365 é o tipo de migração que irá optar: executar uma migração baseada na coexistência ou evitar a coexistência por completo.

Na migração baseada na coexistência conectamos servidores do Office 365 na rede local existente, que trata os servidores do Office 365 como uma extensão. Já na opção de evitar o cenário de coexistência, o Office 365 mantém-se totalmente separado.

O serviço do Office 365 na nuvem é mais confiável, mais seguro e menos custoso do que o serviço local. Além da redução de máquinas e de mão-de-obra técnica, o tempo gasto com o gerenciamento de atualizações e outras tarefas de manutenção é reduzido.

As seguintes fases devem ser traçadas e seguidas em uma migração:

  • Planejamento
  • Preparação
  • Configuração
  • Teste de Migração
  • Migração
  • Pós-Migração

Dica: Se existirem dúvidas quanto a migração para o Office 365 é possível fazer uma avaliação gratuita por um mês (necessário um cartão de crédito para cadastro), criando um laboratório com key users e testando todas as funcionalidades atuais do Office e as que serão utilizadas no futuro.

Veja também:

Suporte do Microsoft Office

Perguntas frequentes sobre o Office 365

Blog do Office

Perguntas frequentes sobre o Office 365 para empresas

Guia de implantação do Office 365

Mandem suas sugestões e comentários! Até a próxima!

Fonte das imagens: Microsoft.com

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